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Tutorial base de données sur AppleWorks.

20 juin 2003 - par theone
Salut les djeun's!!

Je viens de réaliser qu'une fonction fort utile et probablement méconnue d'Appleworks sur laquelle je suis en train de bosser pourrait servir à d'autres macmusiciens... J'ai nommé la base de données.

L'utilité que j'en ai actuellement est de répertorier de nombreux titres "karaoké", afin de pouvoir visualiser selon différents critères (interprètes/créateurs, auteurs/compositeurs, tonalités, etc...) l'étendue de cette collection. On peut sans difficulté imaginer d'autres usages fort simples de ces puissantes fonctions de l'intégré bureautique de la Pomme (vFU-6.2.3 ici): gérer ca cd-thèque, dvd-thèque...

pour peu qu'on accepte de fournir un peu de temps et de concentration au départ, et ce gratuitement pour les heureux possesseurs d'Appleworks (dont pas mal de mac-users se doivent de faire partie...).

Je me propose d'accompagner vos premiers pas dans l'exploration de ces fonctionnalités fort utiles, avec la mise au point d'une base simple pour gérer sa collection de CD. Vous pouvez télécharger un fichier d'exemple qui vous aidera durant ce tutorial à vous repérer dans le logiciel et apprécier l'utilité et l'ergonomie de cette base de données. Je vous invite et vous encourage à adapter cet exemple à vos besoins.

Lancez Appleworks... Ou mieux ouvrez l'exemple téléchargeable... C'est parti!

 

Quelques trucs généraux sur AppleWorks.

    Si vous ouvrez le logiciel les points de départ s'affichent d'eux-mêmes (on peut facilement les dompter via le menu "fichier" en cas de récalcitrance... C'est la faute de qui bidouille les préférences !). À ce sujet, vous pouvez régler la police par défaut sur plus agréable que "helvetica" suivant ce que votre mac a dans le ventre (enfin c'est vous qui voyez...).

    Pour le savoir, sans quitter Appleworks créez un nouveau document traitement de texte ("fichier"), puis menu "Texte" regardez dans le sous-menu "Polices" (vous aurez au préalable coché l'option "menu polices en polices réelles" si votre mac n'est pas trop lent). Tip d'utilisation d'Appleworks: laissez la touche-Commande (Pomme) enfoncée plus d'une seconde et les raccourcis claviersapparaîtront dans les zones de dialogue.

    La convivialité d'Appleworks est renforcée par la présence de la barre de boutons, les indications flottantes apparaissant où s'arrête le mulot, et les menus contextuels (ou control+clic), secourables en de nombreuses circonstances. On peut s'adapter facilement à son ergonomie, même avec de vieilles habitudes sur d'autres logiciels (mieux vaut ne pas les nommer), et l'on regrette rarement de tâtonner un peu au début. En un mot comme en cent expérimentez !

Définir des champs.

    Cliquez sur "base de données" dans les points de départ, s'affiche alors une boîte de dialogue vous invitant à définir des champs. Les champs sont les critères selon lesquels vous allez alimenter votre base de données. Dans le cas de notre cdthèque, définissez un premier champ "Artiste" dans la case "Nom".

    Un menu déroulant à côté de ladite case vous invite à spécifier un type de champ (texte, nombre, date, heure, nom, menu local, cercles d'options, etc...). Cliquer sur "Créer" pour valider, votre premier champ apparaît dans la liste avec son type, la case "Options" devient accessible.

    En examinant ces options, vous découvrirez que pour les champs de type texte, il vous est possible de déterminer certaines caractéristiques comme "Ne peut être vide", "Doit être unique", ou remplir automatiquement le champ par un nom de votre choix (si par exemple, vous n'avez que des disques des Beatles, mettez "The Beatles") ou votre nom d'utilisateur de l'ordinateur si vous préférez recenser vos innombrables créations.

    Ces options sont variables selon le type de champ que vous spécifiez, je vous invite à l'expérimentation en fonction de vos besoins. Laissez les options inchangées pour l'instant et entrez un nouveau champ de type texte que vous appelez fort logiquement "Album".

    Créez maintenant un champ de type nombre que vous appelez "Année de parution". Plus amusant (et toujours arbitrairement) créez un champ "Genre" de type menu local ou cercles d'options, Appleworks vous invite à en préciser les options dès sa création. Modifiez l'Élément 1 en ce que vous voulez (par exemple "Techno"), puis créez autant d'éléments supplémentaires que vous le souhaitez.

    Allez-y gaiement, vous pourrez toujours revenir modifier quelque chose qui ne vous convient pas ou plus ("House", "Jungle", "Drum&Bass", "Big Beat"... c'est vous qui voyez). Vous pouvez spécifier le choix qui s'affichera par défaut à l'avenir ("Élément par défaut").

    Tip:créez un "élément vide" en entrant un simple espace, pour avoir le choix de ne rien mettre dans votre champ, ça peut être pratique à l'usage...

    Selon vos besoins, créez par exemple un champ de type Case : "prêté", avec pour valeur par défaut non-coché au départ, pour garder une trace de ce qui sort de chez vous. Créez les champs afférents de type Nom et Date pour savoir qui vous a emprunté quand ce *@#$% de CD que vous n'arrivez pas à retrouver.

    Si vous le souhaitez, spécifiez la date de création de la fiche dans un champ de type "infos fiche", si vous avez la partition de l'album dans un autre champ de type cases, mettez des notes d'appréciation (genre 3 étoiles à vos disues préférés), rangez la couverture du disque soigneusement scannée dans un champ de type "multimédia"...

    Créez enfin un champ de texte "Notes" qui servira forcément... N'oubliez pas : le besoin de compléter et complexifier une base de données se fait sentir aussi au fur et à mesure de son utilisation !

    Quand le nombre de champs spécifiés paraît couvrir l'ensemble de vos exigences, cliquez sur "Fin" ! Félicitations, voilà votre premier modèle de fiche !

Remplir et manipuler les fiches.

    Deux raccourcis claviers sont importants à retenir pour l'alimentation de votre base de données. On retrouve ces fonctions sous le menu "Édition". Le premier "Pomme-R" crée une nouvelle fiche. Le second vous fait gagner untemps précieux. "Pomme-D" duplique la fiche sélectionnée, vous évitant la fastidieuse tâche de remplir à nouveau les champs communs entre fiches.

    Avant de remplir votre première fiche, je vous précise tout de suite une chose TRÈS importante, que vous retiendrez vite : vous pouvez modifier les champs et leurs options (je vous avais dit que c'était possible !) via le menu "Modèle" -> "Définir les champs". N'hésitez pas à y revenir autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous soyez satisfait de l'ergonomie de vos fiches !

    Intéressons-nous maintenant aux 4 premiers articles de ce menu "Modèle". Vous avez les différents modes de présentation de votre base de données. Le mode par défaut "Utilisation" vous présente les fiches les unes au-dessus des autres. Le mode "Recherche" vous sera utile dès que votre base sera alimentée en données, en vous permettant d'entrer vos critères dans les différents champs disponibles, puis en tapant sur "Entrée" (ou Return, la convivialité d'Appleworks, quoi).

    Le mode "Modèle" est particulièrement intéressant pour soigner l'aspect de votre base: c'est en fait une représentation vectorielle des éléments qui composent vos fiches. Chacun de ces éléments est sélectionnable et éditable à loisir. Vous pouvez spécifier la mise en formes des titres (via menu contextuel -> "info champ" par exemple), redimensionner et repositionner vos champs... Bref, déterminer l'aspect de votre fiche type.

    Les habitués du dessin vectoriel apprécieront, pour les autres un tip utile : comme dans Photoshop la touche "Majuscule ou Shift" permet outre les sélections de multiples éléments, de déplacer la sélection sur les axes horizontaux ou verticaux.

    Enfin le mode "Tableaux" parle de lui-même en ce qui concerne la représentation de la base. C'est d'ailleurs le mode le plus pratique pour ce qui est de l'alimentation en données! Vous pouvez réorganiser et redimensionner les colonnes à loisir, sélectionner diverses fiches, divers champs, définir la mise en forme des données... C'est le mode qui permet de visualiser le plus de données d'un coup d'oeil.

    Vous aurez probablement remarqué à gauche des fenêtres un calepin qui vous permet de naviguer dans la base, ainsi qu1un ensemble de quatre icônes (excepté en mode "Modèle") : Équerre, Loupe, Colonnes, Fiches. L'équerre est un raccourci vers le bas du menu "Modèle".

    La loupe est un outil de recherche. Le bouton fiches permet la création de rapports (selon des critères de tri par exemple). Enfin le bouton symbolisant des colonnes (à mon sens le plus intéressant, dans la mesure où c'est là que je voulais attirer votre attention !) permet d'accéder à de très utiles fonctions de tri.

    Choisissez nouveau tri, sélectionnez un ou plusieurs champs "critères" par importance, un ordre croissant ou décroissant pour chacun, nommez votre façon de trier et savourez la puissance d'Appleworks... Classez votre cdthèque par artiste, genre, durée, appréciations, que sais-je, par ce que vous voulez en fonction des champs et critères que VOUS avez définis au départ !!!

En conclusion.

    J'espère que vous trouverez des repères et autres indications utiles dans ce modeste tutorial "fait main". Sans prétendre avoir une connaissance approfondie du logiciel et de ses fonctions, son étude vous évitera peut-être quelques galères.

    Vous pouvez m'envoyer vos questions et remarques via un petit PM (message privé). Vous pouvez même me maudire pour vous avoir poussé dans une tartine de boulot perso dont vous vous seriez bien passé tellement vous manquez déjà de temps ! (Mais pas trop fort SVP moi y en a pas sourd !) La constitution d'une base de données peut être un travail long, voire énorme et démotivant au départ, mais quelle satisfaction de pouvoir répondre en trois clics à n'importe quelle demande farfelue concernant vos données!

    Soyez surtout sympas de me faire savoir si toutefois cet article vous a motivé et aidé dans la constitution de votre base de données !

A propos de l'auteur: theone
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